Gestaltung und Formatierung
Richtige Briefformatierung für Ihr Onlinepostamt
So gestalten Sie richtig
Um Ihre Post online zu versenden, ist es wichtig, einige Grundlagen bei der Briefgestaltung zu beachten. Anhand der Briefformatierung zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten müssen. Auf diese Weise automatisieren Sie Ihren kompletten Postversand im Handumdrehen.
Auf dem Musterbrief sehen Sie, wo das Adressfeld positioniert ist, welche Bereiche reserviert sind, und wie Sie den Brief richtig formatieren.
Optimal vorbereitet
Vorlagen
Adressfeld
Das Adressfeld befindet sich 2 cm vom linken und 4,5 cm vom oberen Rand. Es ist 9 cm breit und 4 cm hoch – das entspricht der DIN-Norm 50008. Lassen Sie um das Adressfeld herum einen freien Rand ohne Inhalt, 2 cm rechts, 1,5 cm oben und 1 cm unten.
Die Empfängeradresse muss maschinenlesbar sein. Bilder, auf denen die Adresse angegeben ist, sind nicht geeignet. Mehr zur Adressformatierung finden Sie unten.
Faltung/Falzung
Folgende Standard-Faltungen (für Kuvertierung) gelten bei A4-Briefen:
- C6/5 Fensterkuvert (114 x 229 mm): bei 100 mm und 205 mm vom oberen Rand
- C5 Fensterkuvert (162 x 229 mm): 1 mal in der Mitte 148,5 mm
- C4 Fensterkuvert (324 x 229 mm): ohne Faltung
Reservierter Bereich
In den reservierten Bereichen werden Steuerzeichen für die automatisierte Verarbeitung angebracht. Inhalte in diesen Bereichen werden automatisch entfernt. Die reservierten Bereiche sind im Musterbrief rechts grau markiert. Sie befinden sich jeweils 2 cm vom linken und rechten Rand und 0,5 cm vom oberen und unteren Rand.
Einfach & Schnell
Adressformatierung
Allgemeines
Wir möchten, dass Ihr Brief so rasch wie möglich ankommt. Daher finden Sie hier eine kurze Übersicht
zu den geltenden internationalen Regeln der Adressformatierung.
Richtig
- Abstand zwischen Postleitzahl und Ort (1010 Wien)
- Auslandssendung: Länderbezeichnung, 1 Zeile unterhalb PLZ und Ort
- Schriftgröße: 11 Pt
- Adressangabe maximal 6 Zeilen
- Textausrichtung linksbündig
Falsch
- Bindestrich zwischen Postleitzahl und Ort (1010-Wien)
- Länderkürzel vor Bestimmungsort (A‑1010 Wien)
- Leerzeilen
- Bilder oder grafische Elemente
- Texteffekte (kursiv oder Word-Art)
- Adressfremde Angaben, z. B. Kundennummer, Email-Adressen, UID-Nr.
Absendervermerk
Um unzustellbare Briefe zurückgesendet zu bekommen, muss am Kuvert des Briefes eine Absenderadresse ersichtlich sein.
Wenn Sie auf dem Kuvert selbst keine Absenderadresse (z. B. beim Firmenlogo) aufgedruckt haben, können Sie über der Empfängeradresse einen Absender angeben.
Wichtig: Wenn der Absendervermerk am Dokument ist, muss er sich innerhalb des Adressfelds befinden
und darf nur eine Zeile lang sein.
So formatieren Sie den Absendervermerk:
- Schriftgröße: 9 Pt.
- Abstand zur Empfängeradresse: eine Leerzeile!
- Textformatierung: kann unterstrichen sein (muss nicht!)
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